POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RAZÓN SOCIAL: PELES S.A.S
NIT: 900.346.382-9
DOMICILIO: CARRERA 53 N° 56 286 KM 21 AUT. MEDELLÍN BOGOTÁ GUARNE,
ANTIOQUIA
TELÉFONO: (4) 3588824
CORREO ELECTRÓNICO: gerenciapeles@peles.co
OBJETIVO: Informar el procedimiento llevado a cabo por PELES S.A.S. para el adecuado
manejo de tratamiento de datos personales, de los empleados, clientes, proveedores,
socios, prestadores de servicios, entre otros, en conformidad con lo establecido en la
Leyes vigentes, que lo rigen, y en las políticas internas de la empresa encaminadas a tal
fin.
ALCANCE: El alcance de esta política involucra a todas las partes con las cuales PELES
S.A.S tenga relación, aquellas que gestionan, consultan, procesan, almacenan, actualizan
y transfieran datos personales de los empleados, clientes, proveedores, productores,
socios, prestadores de servicios, entre otros; dentro de la operación normal de sus
actividades o funciones.
- NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad
con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada
por PELES S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación,
supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos
personales. - DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la
normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
Actualizado 01/01/2022 2
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto de
Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación,
almacenamiento, organización y acceso.
c) Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables
d) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a
su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin
reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos.
i) Titular: Es la persona natural o jurídica, a quien se refiere la información que reposa
en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
j) Tratamiento: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que
permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación,
relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el
procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a
través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones y/o mensajes de datos.
Actualizado 01/01/2022 3 - FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.
PELES S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y
trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los productos y/o servicios requeridos por sus clientes y usuarios.
c) Evaluar la calidad del producto.
d) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto
(SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación
creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los
productos y/o servicios, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de
manera general, llevar a cabo promociones o concursos de carácter comercial o
publicitario, adelantados por PELES S.A.S y/o por terceras personas.
e) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
f) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las
bases de datos de PELES S.A.S.
g) Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes internos y externos,
mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de
Peticiones, Quejas y Reclamos, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente, entre
otros.
h) Para la verificación de saldos de sus acreedores.
l) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información
financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones
incumplidas, respecto de sus deudores.
j) Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos
comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
k) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento
de mandatos judiciales o legales. Respecto de los datos (i) recolectados directamente
en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las
personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se
realizan dentro o fuera de las instalaciones de PELES S.A.S, éstos se utilizarán para fines
de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de PELES S.A.S y podrán ser
utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Actualizado 01/01/2022 4
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y por tanto, PELES S.A.S no procederá a vender, alquilar,
licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para
hacerlo; (ii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iii)
la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión,
u otro proceso de restructuración de la sociedad; (iv) que sea requerido o permitido
por la ley. PELES S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información.
Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información
personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios,
PELES S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha
información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la
información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal
a otros. - PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de datos personales en PELES S.A.S se regirá por los siguientes
principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe
obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato
legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener de PELES S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de
la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y
lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo
que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados;
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de PELES
S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y
Actualizado 01/01/2022 5
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento. En el evento que se recolecten datos personales sensibles,
el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento. - DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO POR PARTE DE PELES S.A.S.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o
apoderado podrán ejercer los siguientes derechos respecto de los datos personales que
sean objeto de tratamiento por parte de PELES S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que
estén bajo el control de PELES S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales
de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá
solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de
tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales,
según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el
tratamiento.
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos
personales.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio. Para efectos del ejercicio de los derechos
antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su
identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que
estén facultadas para representarlos. - DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE TRATAMIENTOS DE
DATOS PERSONALES EN PELES S.A.S:
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que PELES S.A.S.
está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.
Actualizado 01/01/2022 6
En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
a) Deberes cuando actúa como responsable: (i) Informar de manera clara y
suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada. (ii) Informar a solicitud del titular sobre el
uso dado a sus datos personales. (iii) Tramitar las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados en la presente política. (iv) Procurar que los principios
de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en
la siguiente política (v) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. (vi) Actualizar la información cuando sea necesario. (vii)
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
b) Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:
Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización
(Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer
que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos
personales que tratará como Encargado. (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información
bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la
actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información
reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles
contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados
por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en
la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en
la presente política. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en
discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre
procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (ix) Abstenerse
de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (x) Permitir
el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o
facultadas por la ley para dicho efecto. (xi) Informar a la Superintendencia de
Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xii) Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
c) Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i)
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo
tratamiento esté previamente autorizado. (ii) Garantizar que la información que se
suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del
tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
Actualizado 01/01/2022 7
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al
Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales
para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del
tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento
cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular,
una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo.
d) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i)
Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de
riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio. - LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES.
PELES S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales
durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que
justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de
que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y
sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión
de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales
deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una
obligación legal o contractual. - ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.
El área de Sistemas de PELES S.A.S será la responsable de atender las peticiones,
quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos
contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su
literal e).
Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá
enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. al
correo electrónico contabilidad@peles.co, llamar a la línea telefónica de PELES
S.A.S., en Guarne, Antioquia (4) 3588824, o radicarla en la siguiente dirección
correspondiente a nuestras oficinas: Carrera 53 56 – 286 Km 21 Autopista Medellín
- Bogotá (Municipio de Guarne Antioquia).
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los
Actualizado 01/01/2022 8
documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá
al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para
que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se
incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo
del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el
reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
- DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE
2013:
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013 PELES S.A.S procederá a enviar correos electrónicos
dirigidos a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la
presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos
como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de PELES S.A.S. - MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido
en la Ley 1581 de 2012, PELES S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El
personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos
establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. - FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA. La presente Política de Datos Personales
fue creada el día 21 de diciembre de 2017 y entra en vigencia a partir del día 01 de
enero de 2018.
Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a
través del correo electrónico y publicación en un sitio visible de Peles S.A.S. Con la
presente se derogan reglamentaciones e instructivos que le sean contrarios.